Quantificare il costo delle interruzioni dell’operatività aziendale è un’impresa ardua. Sono infatti molti i fattori che concorrono al suo impatto sul business aziendale: la durata e la tipologia di interruzione, la normativa cui l’azienda è soggetta e le obbligazioni contrattuali sono solo alcuni dei parametri che vanno tenuti in considerazione.
Com’è noto, il business continuity plan è il pilastro della continuità operativa e della resilienza aziendale. Direttamente connesso alla gestione del rischio, il business continuity plan si sostanzia in un insieme di procedure e di misure preventive che mirano a proteggere i processi aziendali da interruzioni improvvise e significative, garantendo livelli adeguati di produttività a fronte di qualsiasi tipologia di imprevisto, dall’evento naturale catastrofico all’attacco cyber andato a buon fine. Alla base di un BCP c’è infatti la consapevolezza dei rischi sistemici cui l’azienda è soggetta e dell’impossibilità di annullarli, nonché l’esigenza di gestirli in modo razionale, programmato ed efficace.
Il business continuity plan è un documento strategico che affronta il tema della continuità operativa dell'azienda in modo sistemico, andando oltre la semplice protezione degli ambienti IT. Di solito, infatti, esso comprende le strategie per il recupero delle funzioni critiche, per la gestione corretta delle risorse umane durante le crisi, per la comunicazione con le parti interessate, la definizione dei ruoli e la protezione dei dati essenziali.
È peraltro innegabile che oggi le aziende dipendano fortemente dai loro sistemi informativi e costruiscano il vantaggio competitivo sui dati. Pertanto, è naturale che la protezione dei sistemi IT sia al centro dei piani di continuità operativa. Garantire che i sistemi informatici rimangano funzionali durante e dopo una crisi è fondamentale per mantenere l'efficienza, soddisfare i requisiti normativi e mantenere la fiducia degli stakeholder, clienti in primis.
Molte aziende si interrogano su come realizzare un business continuity plan efficace, che ovviamente dipende da una realtà all’altra, dai suoi processi, dal modello organizzativo e operativo. Di sicuro, il BCP necessità di un approccio sistemico che coinvolga tutta l'azienda, richiedendo la collaborazione di ogni dipartimento per garantire una risposta coordinata e completa alle emergenze.
Il primo step nella creazione di un Business Continuity Plan efficace consiste nel nominare il team responsabile della sua formulazione e identificare le risorse necessarie per la sua gestione ed evoluzione nel tempo. Essendo il BCP il pilastro della resilienza aziendale, richiede un investimento adeguato in termini di capitale umano e budget. È fondamentale che il team comprenda risorse specializzate e membri chiave di vari dipartimenti, così da disporre di tutte le competenze necessarie per la pianificazione, l’implementazione e la gestione della strategia. Allocare le giuste risorse finanziarie garantisce che il team abbia accesso alle tecnologie e strumenti necessari non soltanto per strutturare un piano efficace, ma anche (e soprattutto) per metterlo in pratica.
In questa fase vengono identificate le minacce potenziali alla continuità del business, dai disastri naturali ai guasti tecnologici. Per ciascuno di questi rischi, è necessario valutare la probabilità che si verifichino e, soprattutto, condurre un'analisi dell'impatto aziendale (BIA, Business Impact Analysis) per determinarne le conseguenze. Tutto ciò risulta fondamentale per decidere, a fronte di investimenti comunque limitati, le priorità di intervento.
Sviluppare strategie di continuità
A questo punto vanno sviluppate strategie sistemiche di continuità del business che comprendano misure e policy preventive così come azioni e processi da mettere in atto al verificarsi delle minacce.
Un business continuity plan efficace definisce in modo chiaro ruoli, procedure, sistemi da attivare e specifiche responsabilità per far fronte all’imprevisto accettando un impatto limitato alla continuità dei processi operativi. A livello IT, è peraltro fondamentale considerare diverse opzioni di ripristino, inclusi approcci locali, remoti e basati su cloud, per garantire la capacità di adattamento a varie situazioni di emergenza; è questa la fase in cui vengono formalizzate le procedure di disaster recovery, nel rispetto di obiettivi RTO (Recovery Time Objective) e RPO (Recovery Point Objective) adeguati per i singoli processi.
In queste fasi l'attenzione si concentra sull'attuazione del piano, che viene sottoposto a test approfonditi per valutarne l’efficacia e identificare eventuali aree di miglioramento. Nel frattempo, tutto il personale coinvolto deve essere formato sulle procedure e i comportamenti da tenere di fronte a eventi in grado di creare discontinuità, ognuno in funzione del proprio ruolo in azienda e nel piano stesso.
Non da ultimo, il Business Continuity Plan deve essere costantemente aggiornato per riflettere i cambiamenti a livello organizzativo, ma anche quelli tecnologici e le best practice. Implementare un processo ciclico di test, implementazione e manutenzione assicura che il piano stesso resti rilevante nel tempo, sempre efficace e pronto all’uso.