Un PBX virtuale, spesso erogato come servizio cloud, rappresenta il cuore pulsante dei sistemi telefonici contemporanei e offre, rispetto alle soluzioni tradizionali, più scalabilità, funzionalità moderne e meno costi. Scopriamo di cosa si tratta e come funziona.
La virtualizzazione del centralino
Il PBX virtuale è la declinazione moderna del tradizionale centralino telefonico aziendale, che a sua volta era il perno del sistema di comunicazione business. Visto che la comunicazione voce rimane uno dei canali principali delle relazioni di business, affiancata ma non sostituita da modalità moderne come il messaging e le video call, il centralino non è stato eliminato ma ha percorso la stessa evoluzione di molte altre appliance tecnologiche, come i server e i dispositivi di rete: in altri termini, è stato virtualizzato.
Il PBX virtuale non è quindi un oggetto fisico che le aziende devono acquistare, installare on-premise, gestire e aggiornare di continuo. È piuttosto un software che funge da centralino moderno, che si basa su tecnologia VoIP (Voice over IP) e, molto spesso, è hosted, ovvero erogato sotto forma di servizio da parte di un provider cloud che lo installa all’interno dei propri data center e, ovviamente, si fa carico di tutte le necessarie interconnessioni, della gestione e dell’aggiornamento continuativo. Il PBX virtuale opera via internet, e per questo l’azienda non ha bisogno di installarlo fisicamente in casa: per usarlo, sono sufficienti dispositivi correttamente configurati (softphone, smartphone, tablet, laptop…) e con capacità di accesso web e di interazione vocale.
PBX virtuale, il pilastro della comunicazione (integrata) moderna
Il PBX virtuale è un centralino a tutti gli effetti, con svariate funzionalità che cambiano da un prodotto all’altro: deviazione di chiamata, IVR interattivi (Interactive Voice Response), creazione di gruppi, registrazione delle chiamate, la cosiddetta funzionalità direttore/segreteria e via dicendo.
Rispetto ai centralini tradizionali, l’evoluzione dei PBX virtuali a livello di funzionalità è molto serrata poiché il prodotto deve assecondare i nuovi paradigmi di comunicazione all’interno e all’esterno delle aziende, sempre più indirizzati verso il concetto di Unified Communications & Collaboration (UCC). Uno degli elementi chiave dei PBX moderni è il pieno supporto per la tecnologia VoIP, che com’è noto migliora (di molto) la flessibilità e la scalabilità delle comunicazioni moderne. Tramite VoIP, i PBX virtuali possono separare nettamente il canale di comunicazione (il tipico numero interno aziendale) dal dispositivo che vi accede, sia in chiamata che in ricezione: a titolo d’esempio, con un PBX virtuale è possibile ricevere chiamate con il laptop e trasferirle allo smartphone, oppure chiamare direttamente con il tablet, ma senza una SIM dedicata.
Il PBX virtuale nell'era del cloud
Si è già fatto riferimento ad alcuni indubbi vantaggi della virtualizzazione: non bisogna più acquistare l’hardware, né occorre gestirlo o aggiornarlo. In più, tutta la tematica della continuità del business, fondamentale per un canale di comunicazione core, è gestita dal service provider in forma trasparente e nel rispetto di appositi accordi sui livelli di servizio (SLA). La scalabilità, poi, è un punto di forza straordinario, perché essendo il centralino un sistema software, le risorse possono essere aumentate in modo pressoché indefinito per assecondare i momenti di crescita e di espansione dell’azienda: a livello pratico, basta richiedere al provider (a volte, in modalità self) l’attivazione di 10 nuovi numeri per ottenerli in una manciata di minuti, senza doversi preoccupare del sovraccarico del sistema che funge da orchestratore (il centralino, appunto).
Sempre nel capitolo dei benefici, non si può non citare l’integrazione semplificata con altre applicazioni aziendali come il CRM e gli strumenti di collaborazione, fattore che migliora in modo sensibile l'efficienza operativa e anche il rapporto con tutti gli stakeholder, clienti in primis.
Spesso, come dicevamo, il PBX virtuale è un servizio proposto da un cloud provider. Come tale, non valgono unicamente le considerazioni di scalabilità, solidità e affidabilità di cui sopra, ma anche modelli di pricing moderni e tipici dell’era del cloud. In particolare, si ha una sostituzione pressoché totale degli investimenti in conto capitale (CapEx) con costi operativi ricorrenti (OpEx) proporzionati alle reali esigenze delle imprese, che possono essere quotate in termini di traffico o, più semplicemente, con una tariffa flat legata alla quantità di numeri di cui l’azienda ha bisogno.
Tutti i fattori citati, uniti alla semplicità di implementazione e di gestione, rendono il PBX virtuale non solo un’alternativa di successo ai modelli tradizionali, ma una rivoluzione e un vero e proprio obbligo per aziende moderne che vogliono potenziare le comunicazioni interne, il rapporto con i clienti e, soprattutto, adottare modelli di lavoro smart e ibridi, fondamentali per attrarre talenti e per supportare la produttività in un mondo sempre più 2.0.
