Il VoIP (Voice Over IP) è una tecnologia che permette di effettuare chiamate telefoniche tramite connessioni internet anziché linee telefoniche tradizionali.
Sebbene non sia una novità dell'ultima ora, il VoIP è stato fondamentale per l'evoluzione digitale delle comunicazioni, in particolare della componente vocale, e ha gettato le basi per le moderne soluzioni di comunicazione unificata (UCC), fornendo alle aziende più flessibilità e risparmi significativi.
Come il VoIP cambia la comunicazione in azienda
Il VoIP ha rivoluzionato la comunicazione aziendale poiché l’ha allineata ai paradigmi moderni di lavoro, che disaccoppiano la comunicazione vocale dai singoli dispositivi e dalle postazioni di lavoro fisse. Oggi, chi lavora da remoto (o in modalità ibrida) non è interessato solo ad accedere con il proprio smartphone alla casella email o alla piattaforma di collaboration (Microsoft Teams, per esempio), ma vuole anche poter chiamare e ricevere telefonate usando il numero aziendale senza essere costretto a usare lo specifico telefono (e la relativa SIM) fornito dall’azienda. Il VoIP è la strada giusta.
Massima flessibilità per l'era smart
Uno dei principali vantaggi del VoIP è la sua flessibilità. Poiché le chiamate vengono effettuate e ricevute tramite internet, qualsiasi dispositivo connesso alla rete e dotato di microfono e altoparlante può essere usato per comunicare. Questo significa poter usare lo stesso numero aziendale su una varietà di dispositivi: desktop, laptop, tablet, smartphone, softphone, addirittura smartwatch, magari trasferendo la chiamata “al volo” da uno all’altro. Tutto ciò contrasta con decenni di associazione ferrea tra la chiamata e il dispositivo, prima nell’ambito delle linee fisse e poi con le SIM mobile.
Facile integrazione con altri sistemi di comunicazione
Trattandosi di una modalità di comunicazione completamente digitale, il VoIP può essere facilmente integrato con altri sistemi IT, come piattaforme di messaggistica istantanea, email, e piattaforme collaborative.
Questo modello di integrazione ha portato al concetto di Unified Communications and Collaboration (UCC), un approccio che unisce tutti i canali di comunicazione aziendale in un'unica piattaforma, estendendosi a chiamate vocali, videochiamate, messaggi istantanei, email, e collaborazione su documenti in tempo reale.
Qualità delle chiamate e affidabilità
Uno dei problemi del VoIP è sempre stata la dipendenza dalle performance della rete sottostante, che influenza direttamente la qualità delle conversazioni. In passato, le fluttuazioni nella larghezza di banda, la latenza e la perdita di pacchetti potevano causare chiamate interrotte, ritardi e una qualità audio inferiore rispetto alle linee telefoniche tradizionali. Tuttavia, negli ultimi anni sono migliorate molto le reti e sono stati fatti passi avanti significativi anche per quanto concerne il VoIP, le sue tecnologie e protocolli; oggi il livello qualitativo è analogo, se non superiore, a quello delle linee tradizionali.
Con il VoIP si risparmia davvero
Il VoIP non offre solo vantaggi in termini di flessibilità e funzionalità, ma può anche portare a significativi risparmi economici, sia sul fronte dei costi diretti che di quelli indiretti.
Sparisce il centralino fisico
Uno dei risparmi più evidenti è quello del PBX (Private Branch Exchange, il centralino) fisico, che qui non è necessario. Un PBX tradizionale richiede un investimento iniziale significativo per l'acquisto e l'installazione dell'hardware, oltre a costi continui per la manutenzione e l'aggiornamento. Con il VoIP, queste spese vengono drasticamente ridotte, poiché il sistema PBX è virtuale e basato su software, spesso offerto come servizio cloud. Questo significa che non ci sono costi di hardware da sostenere e la manutenzione è gestita dal fornitore del servizio.
Tariffe VoIP generalmente inferiori
Pur con tutte le cautele del caso, si può affermare che le tariffe per le chiamate VoIP sono generalmente più basse rispetto a quelle delle linee telefoniche tradizionali, soprattutto per le chiamate internazionali. Inoltre, molti fornitori di servizi VoIP offrono pacchetti flat che includono chiamate illimitate, permettendo alle aziende di prevedere con precisione i costi mensili e di evitare sorprese in bolletta.
Il lavoro agile abbatte i costi
Passiamo ora ai risparmi indiretti. Il VoIP abilita lo smart working, e questo consente alle aziende di implementare politiche di lavoro remoto e flessibile, riducendo la necessità di ampi spazi ufficio. Di conseguenza, i costi fissi legati alla gestione degli spazi, come affitto, utenze, manutenzione e arredamento, possono essere drasticamente ridotti. Inoltre, con meno persone presenti fisicamente in ufficio, diminuiscono anche i costi operativi quotidiani.
Costi di manutenzione e funzionalità extra
I servizi VoIP offrono una riduzione importante dei costi di manutenzione e aggiornamento, nonché di quelli legati all’attivazione di funzionalità extra. Tradizionalmente, le aziende dovevano investire in modo significativo per ottenere funzionalità avanzate come segreteria telefonica, supporto per le conferenze, trasferimento di chiamata e registrazione delle chiamate.
Con il VoIP, queste funzionalità sono generalmente incluse nei pacchetti base offerti dai fornitori, senza costi aggiuntivi. Inoltre, poiché il VoIP è basato su software e l’infrastruttura ospitata nel cloud, la manutenzione è minima e gli aggiornamenti sono gestiti dal provider del servizio.
