La trasformazione digitale ha rivoluzionato i processi aziendali, il modo di fare business e di produrre. Ma ha anche cambiato il modo con cui le persone lavorano e comunicano tra di loro, all’interno dei team e con i clienti. La telefonia in cloud è uno dei tasselli centrali del nuovo modo di comunicare.
Il canale voce nel mondo 2.0
Per comprendere al 100% l’impatto della telefonia in cloud sull’evoluzione aziendale, è fondamentale inquadrare il ruolo della telefonata in un paradigma di comunicazione sempre più moderno e multicanale.
In un’era ricca di video-call e di messaging ormai pervasivo, il ruolo del canale voce potrebbe apparire secondario, ma non è così. Semplicemente, la telefonata di un tempo è evoluta parallelamente all’evoluzione tecnologica e, soprattutto, alle nuove modalità di lavoro.
Il telefono fisso vincolato alla singola postazione di lavoro (il desk) è ormai anacronistico, ma non lo è avere un numero di telefono interno aziendale. Solo che a questo numero le persone vogliono rispondere ovunque si trovino e con qualsiasi dispositivo: lo smartphone (quello aziendale, ma anche quello personale), il tablet, il laptop, talvolta anche lo smart watch.
Nel 2020, lo smart working forzato non ha fatto altro che creare una frattura tra le aziende che erano già pronte a comunicare in modo moderno e quelle che non lo erano; queste, in risposta al remote working forzato, hanno distribuito SIM card o, peggio, hanno fatto utilizzare il numero personale ai loro dipendenti. Fortunatamente, il percorso verso l’hybrid working e le comunicazioni moderne ha subito una forte accelerazione nel periodo post-Covid.
Verso le Unified Communications
Oggi, il canale voce è uno dei tasselli di un paradigma di comunicazione digitale unificata (UCC, Unified Communications & Collaboration) il cui obiettivo non è soltanto quello di mettere a disposizione più canali e modi di comunicare (voce, video, testo), ma di renderli sinergici e di farli confluire in una sola piattaforma che renda possibile passare da uno all’altro in modo semplice, fluido e veloce. Il tutto, con l’obiettivo di semplificare il più possibile le comunicazioni interne e verso l’esterno, permettendo a ognuno di utilizzare il canale e il modo più adeguato sulla base della situazione, delle proprie preferenze e di quelle dell’interlocutore.
La digitalizzazione della fonia e la telefonia in cloud
Il paradigma moderno di comunicazione si basa dunque su due pilastri: la multicanalità e il disaccoppiamento del numero di telefono dal dispositivo. Entrambe, sono piacevoli conseguenze della digitalizzazione, che per quanto concerne il canale voce si basa sull’ormai collaudatissima tecnologia VoIP.
Quando parliamo di telefonia in cloud, invece, ci rivolgiamo alle imprese e facciamo un ulteriore passo avanti in questo paradigma, perché identifichiamo un sistema di comunicazione voce internet-based (VoIP) non più gestito dall’azienda a livello di appliance (PBX, o centralino) e di rete, ma da un provider cloud e fornito come servizio, esattamente come un backup o uno storage as-a-service.
Perché passare a un centralino (e quindi alla telefonia) in cloud?
Negli ultimi anni, molte aziende hanno valutato – o stanno valutando – il passaggio alla telefonia in cloud, magari approfittando di un avanzato livello di obsolescenza della tecnologia (PBX) su cui si sono basati per decenni.
I PBX tradizionali richiedono significativi investimenti iniziali in hardware e infrastruttura, oltre a costi di manutenzione continua per aggiornamenti e riparazioni. Inoltre, in un paradigma tipicamente on-premise l’azienda ha piena responsabilità sulla connettività, cosa tutt’altro che banale: non si dimentichi, infatti, che una latenza eccessiva (superiore a 1 – 2 secondi) rende impossibile la comunicazione telefonica. Esattamente come in tutte le altre manifestazioni del modello on-premise, anche qui bisogna farsi carico delle competenze, dell’obsolescenza tecnologica e della scalabilità molto limitata.
In un modello di telefonia in cloud, l’azienda delega al provider tutta la parte telefonica, eccezion fatta (di solito, ma non sempre) per i dispositivi terminali come softphone e smartphone: la numerazione, il centralino (non a caso, si parla di cloud-PBX) e la connettività sono a carico del provider, che eroga i servizi telefonici dai propri data center. In altri termini, l’azienda si può disinteressare completamente di tutta la complessità tecnica e gestionale che circonda la comunicazione voce moderna, limitandosi al pagamento di una tariffa periodica proporzionale all’utilizzo dei servizi.
4 benefici (non scontati) della telefonia in cloud
I benefici della telefonia in cloud sono quelli che siamo soliti leggere a proposito del cloud come strumento di trasformazione digitale: la scalabilità, il modello pay per use, l’assenza di investimenti capex, il servizio gestito da professionisti dedicati e molto altro. Ma alzando il livello di osservazione, il progresso dei sistemi di comunicazione offre alcuni vantaggi ad hoc.
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Affidabilità e sicurezza
Il servizio di telefonia in cloud è soggetto a potenziali imprevisti come attacchi cyber, eventi naturali o interruzioni a livello di connettività. Tuttavia, bisogna sottolineare come i sistemi di telefonia in cloud siano generalmente ospitati in data center sicuri e ridondanti, meno soggetti a tempi di inattività rispetto ai sistemi on-premise. Affidarsi a un provider con un data center resiliente, con tutte le ridondanze del caso (anche e soprattutto a livello di connettività) e in grado di garantire livelli di servizio sfidanti, significa poter contare su una comunicazione continua e sicura.
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Adozione di approcci di lavoro moderni
La telefonia in cloud permette alle aziende di assecondare i paradigmi moderni e agili di lavoro, come l'hybrid working, perché svincola la comunicazione vocale dalla presenza della persona in un luogo specifico. Ciò rende le aziende più competitive e attraenti per i giovani talenti.
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Una piattaforma innovativa
La piattaforma di telefonia cloud è sempre aggiornata a livello di funzionalità, permettendo alle aziende di beneficiare delle ultime innovazioni tecnologiche senza dover gestire aggiornamenti complessi o costosi. Le soluzioni in cloud possono essere facilmente integrate con sistemi aziendali come CRM, piattaforme di collaborazione e strumenti di gestione dei progetti, creando un ecosistema di comunicazione unificato e altamente efficiente.
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Qualità della comunicazione
Anche sul versante qualitativo, le soluzioni di telefonia cloud possono dare grandi soddisfazioni. Come accennato precedentemente, i provider hanno un ruolo centrale in ottica di stabilità e performance della connessione, mentre le tecnologie migliorano continuamente sotto il profilo della compressione dell’audio e della gestione del traffico, restituendo una qualità audio più che apprezzabile.
